Com a nova era de virtualização de processos e procedimentos eletrônicos nos Tribunais Superiores, Tribunais Regionais Federais e Tribunais Estaduais de todo País, observa-se que os advogados ainda sentem-se inseguros quanto aos critérios de utilização e a forma com que cada Tribunal vem gerenciando a matéria.

Isto porque, apesar da criação de Lei específica sobre o assunto, não existe ainda um posicionamento uniforme dos Tribunais em relação a definição de normas e padrões de procedimentos, bem como quanto aos prazos para implementação da disponibilização da ferramenta eletrônica.

No que diz respeito ao tópico “peticionamento eletrônico”, sabe-se que os Tribunais Superiores – Supremo Tribunal Federal (STF), Superior Tribunal de Justiça (STJ) e Tribunal Superior do Trabalho (TST), além de Tribunais Regionais Federais de alguns Estados estão adiantados na implementação da ferramenta eletrônica.

Contudo, quanto aos Tribunais Estaduais no País, com exceção de alguns Estados, a implementação da ferramenta eletrônica ainda não se encontra disponível.

Alguns Tribunais disponibilizam a ferramenta eletrônica, e outros não. Sua utilização é facultativa na maioria dos Tribunais. E em alguns casos e para determinadas ações, sua exigência já se torna obrigatória, como é o caso da ação originária, interposta perante o próprio Supremo Tribunal Federal.

Cada Tribunal vem disponibilizando a ferramenta no prazo que entende oportuno, e procede a formatação e utilização de acordo com suas necessidades regimentais.

Neste contexto, de que forma os advogados devem atuam? E mais: como proceder e organizar internamente os escritórios e departamentos jurídicos para lidar com esse novo instrumento?

Já sabemos que o processo de implantação da matéria nos Tribunais é um processo “sem volta”, só não sabemos em qual prazo ele estará definitivamente implantado em cada Tribunal.

Assim, só cabe a nós, advogados e gestores de escritórios e de departamentos jurídicos iniciar de forma rápida e eficiente a organização dos procedimentos para preparação do novo modelo informatizado, seja planejando internamente o modelo organizacional, seja capacitando o quadro interno dos advogados nos escritórios e em departamentos jurídicos de empresas.

Na prática, em primeiro lugar, os escritórios e departamentos devem escolher qual empresa deve realizar a certificação. Entre as disponíveis estão a Serasa, Caixa e Certisign. Também é preciso verificar as que já firmaram convênios com a OAB – Ordem dos Advogados do Brasil. Após, devem planejar internamente em quantas será
preciso instalar a leitora, ferramenta que possibilita o envio da peça eletrônica ao
Tribunal.

Uma vez adquirida a certificação para cada advogado, deve-se proceder a instalação da leitora em cada máquina a ser utilizada. Por último, deve-se verificar nos escritórios e departamentos quais Tribunais utilizam a ferramenta eletrônica nos Estados e Tribunais de interesse, para assim proceder a instalação de acordo com o direcionamento de cada Tribunal. Os próprios Tribunais, em suas páginas da internet, informam o procedimento adequado para a instalação.

Ultrapassando esta parte técnica, o próximo passo é a organização interna dos procedimentos necessários para implantação, observando-se, entre os advogados da equipe, quais estarão habilitados para peticionar eletronicamente, como por exemplo: o coordenador de equipe jurídica, o advogado revisor, ou ainda todos os advogados das equipes jurídicas.

É de suma importância que os advogados das equipes jurídicas sejam devidamente treinados e capacitados para garantir a eficiente utilização, evitando-se assim, que enviem as peças eletrônicas para os Tribunais que não correspondam aos processos, ou com a numeração processual e partes processuais incorretas.

Após o envio, o advogado deve se certificar de que o envio foi efetuado corretamente, e verificar o recibo de protocolo eletrônico. É este documento que garante ao advogado que a peça foi devidamente protocolizada.

É imprescindível também estabelecer para a equipe dos advogados o horário de encaminhamento das peças eletrônicas. Vale lembrar que, embora o prazo de envio eletrônico nos Tribunais vá até às 24:00 do dia do prazo fatal, se eventualmente ocorrer algum erro ou falha, seja no sistema do escritório, seja no site do Tribunal, que o mesmo não se responsabiliza pela conseqüente perda de prazo.

Assim, por cautela e segurança, recomenda-se que se estabeleçam os mesmos critérios já utilizados nos escritórios quanto aos prazos para envio, como por exemplo, seja estabelecido o critério de envio eletrônico com um dia antes do vencimento do prazo fatal na Justiça.

Ainda, dentre os critérios de organização interna, é importante observar que sejam efetuados os devidos controles. Deve-se controlar o envio de cada peça eletrônica e de seu recibo eletrônico.

Eles devem ser salvos em Software Jurídico de utilização do escritório, ou, na falta deste, em rede interna ou GED (organizador eletrônico de documentos) . Por critério de segurança, e de escolha de cada escritório e departamento, ainda que salvos eletronicamente, podem ser impressas a primeira e última folha, que contenha a assinatura do advogado e o recibo eletrônico, para armazenamento na pasta física do escritório. Neste modelo, deve ser definido o critério de temporariedade de guarda do documento.

Além da importância organizacional interna, a vinculação do envio da peça jurídica ao Sistema de Software Jurídico garante maior eficiência no controle e encaminhamentos do andamentos e das peças processuais aos clientes.

Assim, não só o escritório ganha em eficiência, controle de tempo e otimização de trabalho, como os clientes ganham na agilidade do recebimento da informação processual.

Outro fator positivo de utilização da ferramenta eletrônica é o ganho que o escritório e departamento conseguem, tanto de tempo de trabalho quanto de recursos financeiros, sem falar no fato de que não é necessário o deslocamento do advogado ou de seus estagiários para o protocolo presencial; além da economia com cópias internas e nos Tribunais.

A ferramenta eletrônica torna-se, sem dúvida, imprescindível aos advogados, escritórios e departamentos, na medida em que a sua utilização tem o intuito de acompanhar a evolução tecnológica nos Tribunais, e a preparação enquanto a sua utilização ainda não é obrigatória na maioria dos Tribunais e dos casos.

Érika Siqueira é advogada especialista em Administração Legal pela FGV/São Paulo, em Processo Civil pelo Uniceub e professora da Escola Superior de Advocacia da OAB/DF.

*Artigos assinados não refletem, necessariamente, a posição da OAB/DF.